Как достучаться до лиц, принимающих решения, с помощью вашей петиции

Одних подписей недостаточно, чтобы изменить решение. Именно то, что эти подписи попадают к нужному человеку в нужный момент и в нужной форме, делает петицию эффективной. Это руководство охватывает весь процесс: ранний контакт, дальнейшую коммуникацию, официальную передачу и действия в случае отсутствия ответа.

Убедитесь, что вы обращаетесь к нужному человеку

Прежде чем обращаться, убедитесь, что вы определили человека или орган, у которого действительно есть полномочия сделать то, о чём вы просите. Обращение к тому, кто не может повлиять на ваш запрос, — пустая трата времени и может создать впечатление, что вы не понимаете, как работает соответствующая структура.

Спросите себя: кто принимает окончательное решение по этому конкретному вопросу? Иногда один орган готовит рекомендацию, а другой её утверждает. Сотрудник совета может подготовить рекомендацию, а избранные члены совета — проголосовать по ней. Отдел компании может курировать политику, а руководящая команда — утверждать изменения. Если в процессе участвуют оба, обращайтесь к обоим.

Если вы не уверены, проверьте официальный сайт соответствующей организации, посмотрите, как подобные решения принимались раньше, или позвоните на общий номер и спросите, кто занимается тем вопросом, который вы поднимаете.

Свяжитесь заранее, а не только при передаче

Не нужно ждать, пока у вас будут тысячи подписей, прежде чем сообщить лицу, принимающему решение, что ваша петиция существует. Ранний контакт выполняет две задачи: показывает, что вы настроены серьёзно, и даёт время узнать, есть ли официальная процедура подачи, которой нужно следовать.

Короткое вступительное сообщение при запуске кампании или когда вы собрали первые значимые подписи вполне уместно. Пишите кратко и по существу. Пока вы не просите о решении. Вы просто информируете их и налаживаете канал связи.

Ранний контакт также помогает узнать правильный адрес, имя нужного должностного лица или представителя, а также есть ли сроки, о которых вам нужно знать.

Как написать эффективное сообщение

Независимо от того, отправляете ли вы вступительное письмо, обновление о ходе кампании или официальное сопроводительное письмо при передаче, структура остаётся одинаковой. Будьте ясны, кратки и вежливы. Враждебные или обвинительные сообщения дают получателю повод вас проигнорировать.

Каждое сообщение лицу, принимающему решение, должно включать:

Что именно вы просите. Чётко и без двусмысленности укажите, какого именно изменения вы хотите.
Почему это важно. Одно-два предложения о том, кого это затрагивает и что произойдёт, если ничего не изменится.
Уровень общественной поддержки. Укажите, сколько человек подписали петицию, и приложите ссылку на неё, чтобы её можно было проверить.
Любой важный срок. Если решение ожидается скоро, укажите это. Срок даёт вашему сообщению причину быть прочитанным именно сейчас.
Чёткая просьба дать ответ. Спросите, что они планируют сделать и когда можно ожидать ответа.

Пример сообщения:

Уважаемый [имя],

Пишу, чтобы обратить ваше внимание на петицию, в которой [орган] призывают [конкретное требование]. За последние [временной период] её подписали более [число] местных жителей, и это число продолжает расти.

Этот вопрос затрагивает [кого], потому что [краткая причина]. Нам известно, что [орган] будет принимать решение по этому вопросу [дата], поэтому мы поднимаем его сейчас.

Ознакомиться с петицией можно по ссылке [ссылка]. Буду признателен за возможность обсудить это с вами напрямую и буду благодарен за ответ до [дата].

С уважением, [имя]

Выберите подходящий канал связи

Для разных ситуаций подходят разные способы.

Email Подходит в качестве отправной точки для большинства кампаний. Такое обращение создаёт письменный след, его можно переслать внутри организации, и у получателя есть время ответить. Пишите конкретному человеку, а не на общий ящик.
Письмо. Печатное письмо, отправленное по почте, подходит для официальных учреждений, таких как парламент, государственные ведомства или крупные публичные органы. Бумажное письмо иногда привлекает больше внимания, чем электронное.
Телефонный звонок. Полезен, чтобы уточнить ответ на письмо без ответа или выяснить, кто является нужным контактным лицом. Перед звонком чётко определите цель и не затягивайте разговор.
Запрос на встречу. Стоит добиваться, когда у вас уже есть значительное число подписей. Личную встречу труднее проигнорировать, и она даёт возможность изложить свою позицию напрямую. Будьте гибки в вопросе времени: если основной человек, принимающий решение, недоступен, встреча с руководящим сотрудником всё равно имеет смысл.
Социальные сети. Отметка лица, принимающего решение, в публичной публикации создаёт заметное давление. Делайте это осторожно и профессионально. Это лучше всего работает, когда у вас есть о чём сообщить, например о важной вехе, и работает плохо, если выглядит как затяжная кампания давления.

Ведите учёт всех контактов: даты, имена, что было отправлено и какой ответ вы получили. Эта запись полезна, если кампания перейдёт на новый уровень, и необходима, когда вы официально передаёте петицию.

Выбирайте подходящий момент для контакта

Самые эффективные моменты для обращения к лицу, принимающему решение, связаны с событиями в вашей кампании или в самом процессе принятия решения.

Когда вы достигли отметки по числу подписей, которая показывает реальную общественную поддержку.
Когда назначено заседание комитета, голосование в совете или пересмотр политики. Свяжитесь с ними за несколько дней до этого, а не в сам день.
Когда происходит что-то новое: освещение вашей темы в СМИ, связанное событие или заявление другого органа, поддерживающее вашу позицию.
Когда вы готовы официально передать петицию. Предупредите их заранее, чтобы они могли выделить время и принять её надлежащим образом.

Не обращайтесь к лицу, принимающему решение, слишком часто, чтобы ваши сообщения не начали восприниматься как давление, а не как общение. Одно или два сообщения, отправленные в удачный момент, имеют больший вес, чем поток еженедельных писем.

Подготовьте пакет для передачи

Когда вы готовы официально передать петицию, подготовьте пакет материалов, который чётко и профессионально представляет вашу кампанию. Хорошо подготовленную передачу труднее отложить в сторону, чем просто ссылку на сайт.

Сопроводительное письмо: Одна страница с кратким изложением петиции: проблема, ваше конкретное требование и число подписавших. Ещё раз укажите срок и чётко попросите дать ответ.
Список подписей. Распечатайте сводку подписей, включая имена, местоположения и любые комментарии. Если у вас тысячи подписей, практичнее предоставить репрезентативную выборку с подтверждённым общим числом, чем каждое имя по отдельности.
Личные истории: Несколько конкретных комментариев или коротких высказываний от подписавших придают материалу человеческое измерение, которого не дают одни только цифры. Выбирайте примеры, которые наглядно показывают последствия проблемы.
Подтверждающие материалы. Если у вас есть публикации в СМИ, официальные данные или экспертные заключения в поддержку вашей позиции, приложите их или укажите на них ссылки.

Если лицо, принимающее решение, просит прислать подписи по электронной почте, объясните, что персональные данные не следует передавать по email массово. Личная или официальная письменная передача более уместна и показывает, что вы ответственно обращаетесь с данными сторонников.

Привлеките СМИ к передаче

Публичная передача создаёт момент заметной подотчётности. Освещение передачи в СМИ усиливает давление на лицо, принимающее решение, и вызывает новый интерес к петиции.

За неделю до даты передачи отправьте местным журналистам, освещающим вашу тему, короткий пресс-релиз или предложение о материале. Сообщите, что именно вы передаёте, сколько человек подписало петицию, а также когда и где состоится передача.

Заранее спросите у лица, принимающего решение, не возражает ли оно против присутствия СМИ. Многие избранные должностные лица приветствуют такую возможность. Даже если журналисты не придут, сделайте свои фотографии и видео передачи. Их можно опубликовать в обновлении петиции и в социальных сетях.

Полное руководство по обращению к журналистам и написанию пресс-релиза см. в Как добиться освещения вашей петиции в СМИ.

Что делать, если вы не получили ответа

Отсутствие ответа — обычная ситуация, и это не обязательно означает, что петицию проигнорировали. Сотрудники могут обрабатывать большой объём корреспонденции, вопрос может активно рассматриваться, либо ваше сообщение могло не дойти до нужного человека.

Отправьте одно повторное обращение через разумный промежуток времени, обычно через одну-две недели. Сошлитесь на своё исходное сообщение и вежливо спросите, было ли оно получено и когда можно ожидать ответа.

Если ответа всё равно нет, рассмотрите другие пути: официальную подачу через собственную процедуру учреждения, вопрос, поднятый на публичном заседании, или обращение через избранного представителя. Фиксация отсутствия ответа и публикация этого факта в обновлении петиции или пресс-релизе тоже может создать давление, хотя к такому подходу нужно подходить осторожно.

После передачи: последуйте за этим и завершите цикл

Передача — это не конец кампании. Держите своих сторонников в курсе дальнейших событий.

Опубликуйте обновление сразу после передачи. Расскажите, как всё прошло, что было сказано, приложите фотографии и укажите дальнейшие шаги. Те, кто подписал петицию несколько недель назад, по-прежнему заинтересованы в результате.
Свяжитесь с лицом, принимающим решение, повторно. Если они обещали ответить или предпринять действия к определённой дате, напомните о себе, когда эта дата наступит. Вежливое и по существу напоминание показывает, что вы держите вопрос под контролем.
Сообщите о результате. Если кампания увенчалась успехом, чётко сообщите об этом сторонникам. Если нет — объясните, что произошло и есть ли дальнейшие шаги. Люди, которые участвовали, заслуживают знать, к чему привели их подписи.

Кампания, которая грамотно завершается — независимо от исхода, — укрепляет доверие людей, поддержавших её, и облегчает их повторную мобилизацию в будущем.